L’obiettivo principale dell’archiviazione digitale è annullare la ricerca laboriosa dei documenti e il riposizionamento successivo, eliminando dagli uffici i documenti. con notevole riduzione dei costi.
Classificando la documentazione con regole personalizzate in sintonia con il sistema informativo aziendale si naviga nel ciclo documentale in base a percorsi logici programmati, con la possibilità di inoltro in modalità automatica, tenendo sotto controllo i vari passaggi evidenziando eventuali situazioni critiche.
La protocollazione rappresenta la nascita certificata del documento che viene gestito nel rispetto delle disposizioni di legge attraverso regole e comportamenti e relative verifiche.
Per raggiungere gli obiettivi si devono eseguire delle attività che elenchiamo:
Individuazione e studio delle tipologie di documentazione analogica e digitale.
Riordino e classificazione della documentazione, per tipologia.
Individuazione e personalizzazione dei vari indici di ricerca.
Planning temporale e logico e controllo continuo dei vari passaggi documentali.
Definizione di workflow documentale per tipologie.
Definizione di modelli disponibili in rete utilizzabili specifici, e non, per le varie attività.
Definire quale documentazione può e/o deve essere associata al protocollo o che utilizza lo stesso protocollo in fasi successive.
Definizione delle regole di inoltro automatico
Definizione delle regole di collegamento di documenti tra di loro.
Tracciabilità continua delle attività dei vari utenti
Evidenza degli inoltri effettuati con segnalazione automatica della presa visione dell’invio e pianificazione di scadenze e adempimenti legati alla documentazione inviata
Definire quale documentazione protocollata in modo definitivo specifico, PDF, che in modalità nativa deve essere memorizzata per un suo possibile utilizzo futuro, modello riutilizzabile.
Definizione delle abilitazioni dei vari utenti
Definire quale documentazione deve essere aggregata a disegni tecnici, foto, filmati.
Definizione di regole di collegamento di documenti di natura e tipologia diversa che hanno logiche comuni.